Zo zorg je ervoor dat jouw persbestand up to date is.

Je kent het vast wel. Een journalist belt. Je pakt snel een papiertje en schrijft zijn vragen op. Je hangt op met de belofte dat je snel terugbelt.  Je maakt een mailtje voor een paar collega’s met het verzoek om input voor beantwoording.

Fijn dat jouw collega’s snel terug bellen. Met hun input kun je contact opnemen met de journalist. Maar waar heb ik zijn nummer ook al weer gelaten? Waar is dat papiertje? Na lang zoeken vind je het terug in een stapel stukken die je had uitgeprint voor een overleg.

Gelukkig…. Je kunt de vragen beantwoorden. Snel door naar het overleg. Een uur later verschijnt een stuk op internet waarin de journalist keurig jouw informatie heeft verwerkt. Iedereen blij.

Een week later krijg je een mail van een andere journalist met min of meer dezelfde vragen. Die komen je bekend voor. Maar waar heb ik het mailtje gelaten met de input van collega’s? Het gesprek met de journalisten van vorige week heb je niet vastgelegd realiseer je je nu. 

Maak het jezelf makkelijk

Ik ben er in de loop der jaren achter gekomen dat je perscontacten heel makkelijk kunt vastleggen. Het enige wat daarvoor moet doen is gebruik van een systeem waarin alle actuele informatie over journalisten te vinden is. Dan heb je altijd telefoonnummer, email maar ook eerdere artikelen, zijn of haar Twitter en LinkedIn bij de hand. In zo’n systeem kun je ook makkelijk vastleggen wanneer en waarover je contact hebt gehad. Handig als je elkaar weer spreekt.

Als je met meerdere collega’s perscontacten hebt, is zo’n systeem ook makkelijk bij het overnemen van elkaars werk. Het is ook handig als je wilt rapporteren aan directie of bestuur. Met een druk op de knop rollen overzichten van perscontacten er zo uit. Je kunt het systeem ook gebruiken om snel en gericht persberichten te versturen.

Er zijn prima systemen waar je een abonnement op kunt nemen. Even googelen op persregistratie levert al aardig wat op. Of kijk even in mijn gratis toolbox voor een systeem waar ik zelf enthousiast over ben.

.